Catégories
Démarrer avec ecsy

Prise en main

Avec la mise en production vous avez créé vos référentiels, importé vos plans d’étages et initialisé vos surfaces. La prise en main d’ecsy ne présente aucune difficulté. Petit tour d’horizon des grands ensembles fonctionnels de l’application.

Plan d’étage

Accès

On accède au plan d’étage par sélection successive des marqueurs sur la carte géographique ou directement par une recherche sur le nom. L’étendue des accès dépend bien entendu du profil de l’utilisateur.

Accès au plan d'étage
Accès au plan d’étage

La sélection d’un immeuble dirige vers une vue axonométrique à partir de laquelle il sera ensuite possible de choisir un étage.

Vue axonométrique
Vue axonométrique

Navigation

Une fois le plan affiché, on retrouve les fonctionnalités habituelles de zoom et panoramique à la souris ou au doigt sur une tablette.

Zoom et panoramique
Zoom et panoramique

Calques

Le plan est organisé en couches hiérarchiques. Le modèle livré par défaut avec ecsy couvre la grande majorité des besoins mais vous pouvez ajouter des calques supplémentaires si nécessaire. Il est possible de limiter l’accès à certaines couches dans le profil utilisateur.

Afficher ou masquer les calques
Afficher ou masquer les calques

Thématique d’affichage

Pour faciliter la lecture du plan il existe différentes thématiques d’affichage qui mettent en relief notamment la typologie des surfaces et les allocations aux entités.

Thématique d'affichage
Thème d’affichage

Occupation

Quels sont les ratios d’occupation, où sont les postes vacants ? Pour être en mesure de répondre correctement à ces questions essentielles il faut préalablement identifier les positions de travail et leur typologie.

Positions de travail

Selon les cas et les circonstances, une position de travail pourra être installée sur un poste bureautique classique, dans une salle de réunion, ou même dans une cafétéria ou un patio. Dans ecsy, chaque élément de mobilier peut porter une ou plusieurs positions de travail représentées sur le plan par des étiquettes numérotées.

Création d'une position de travail
Création d’une position de travail

Occupants

Lorsque les positions de travail sont identifiées, vous pouvez les allouer à vos collaborateurs. Pour les installations en flex où les positions de travail ne sont pas attribuées, le collaborateur sera associé à un local ou encore à l’étage.

Une personne est représentée sur le plan par une étiquette. Ici nous prenons l’exemple de l’association à une position de travail.

Placement des occupants
Placement des occupants

Une position de travail peut être allouée à une ou plusieurs personnes.

Avec ecsy la tâche d’allocation des positions de travail aux collaborateurs peut facilement être centralisée au niveau de la RH ou déléguée au cas par cas au sein de chaque entité, au plus près de la réalité du terrain, et réalisée au fil de l’eau.

Flexibilité

La seule consolidation des taux de présence des collaborateurs dans les locaux ne donne pas d’indication quant à l’occupation instantanée d’une zone flex.

Flex et télétravail

Lorsque certaines personnes affectées à une zone flex sont en télétravail, le taux d’occupation (lissé) baisse. Même phénomène que pendant les absences pour congés et maladie mais il est impossible d’affecter plus sans risquer le surbooking. Le nombre de positions de travail libres peut sinon devenir ponctuellement inférieur à celui des collaborateurs présents.

La situation change lorsqu’une part importante des personnes affectées à une zone flex est en télétravail. Un outil d’aide à la décision devient alors indispensable pour gérer les disparités d’occupation. Il permettra d’optimiser la répartition des jours de télétravail et de maximiser l’occupation sans risquer le surbooking.

Un exemple caricatural pour fixer les idées. les 10 occupants d’une zone flex sont présents à 50% dans les locaux (télétravail à mi-temps). Toutes les positions de travail peuvent se trouver occupées simultanément. Mais considérée sur une période assez longue, la zone est globalement inoccupée la moitié du temps. On en est sûr et pourtant ces informations sont insuffisantes pour permettre d’affecter des occupants supplémentaires dans cette zone.

Périodicité de présence

L’information qui nous manque est la périodicité de présence. Par exemple que ces 10 personnes sont présentes du lundi au mercredi midi. Il est alors possible de déduire les disponibilités des positions de travail. Et on peut décider d’affecter 10 occupants supplémentaires à 50% dans la zone, du mercredi après midi au vendredi.

Dans la réalité on se trouvera devant un panachage de temps pleins et partiels, plus ou moins associé à du télétravail avec des périodicités variées.

La maximisation de l’occupation d’une zone flex installée repose sur la régularité des périodes de présence. C’est cette régularité qui permet d’associer des périodes complémentaires de façon à laisser le moins de trous possibles dans les créneaux horaires. Si des salariés viennent deux semaines tous les trimestres c’est évidemment mission impossible de les loger dans les créneaux laissés par ceux qui ont une présence à régularité hebdomadaire. On aura tout intérêt à écarter des données exploitables ces cas particuliers qui ne font que générer du bruit de fond.

Diminuer le bruit de fond

Aide à la décision, ecsy permet la consolidation instantanée de toutes ces informations pour restituer une vue précise de l’occupation dans le temps et en temps réel.

Distanciation physique

Vous avez déployé dans vos locaux une signalétique spécifique à la distanciation physique que voulez évidemment retrouver fidèlement sur vos plans. Rien de plus simple avec ecsy.

Si elle n’existe pas encore, vous pouvez commencer par déclarer dans votre maquette numérique une nouvelle couche dédiée à cette signalétique. Cette bonne pratique vous assure un contrôle fin sur les opérations de mise à jour du plan.

Création d'un calque pour la distanciation physique
Création de calque

Ensuite vous importez dans ecsy les pictogrammes préalablement créés dans Autocad ou votre logiciel de dessin vectoriel habituel.

Import de pictogrammes de distanciation plysique
Import de pictogrammes

Il ne vous reste plus alors qu’à sélectionner les symboles dans la bibliothèque et à les placer sur le plan. Ils sont automatiquement insérés sur le calque dédié. Cette opération peut être réalisée au moyen d’une tablette, sur le terrain au moment de la pose de la signalétique. Plus d’édition papier, de pdf à transmettre ou de relevé à effectuer !

Ajout pictogramme de distanciation physique
Ajout pictogramme

Dans les salles de réunion, on placera un pictogramme de neutralisation sur les sièges. Pour les positions de travail il sera plus simple de les neutraliser au moyen de l’indicateur d’activité.

La maquette numérique FIM est facile à adapter à un contexte changeant. Ce cas spécifique de la signalétique de distanciation physique, montre avec quelle simplicité on peut y intégrer de nouvelles contraintes.

Gestion de projets

Vous avez importé vos plans, initialisé vos surfaces et affecté les positions de travail (ou les zones flex) aux occupants. Votre maquette numérique d’étage est prête. Elle va maintenant évoluer au gré des multiples opérations de maintenance, transferts, travaux… Ces opérations sont programmées et suivies au moyen de la gestion de projets intégrée. Faisons ensemble un petit tour d’horizon et voyons comment elle assure la synchronisation des modifications de plans avec les opérations de terrain.

Affaire dans Gantt de velours

La gestion de projets d’ecsy prend en charge tous types de projets, du plus élémentaire au plus sophistiqué. L’utilisateur retrouvera son diagramme de Gantt habituel pour une prise en mains très rapide.

Zoom calendaire et filtres
Gestion de projets, ressources
Panneau des ressources et charges
Gestion de projets, exports
Export sous différents formats

Etudes sur plan

Le Gantt est fonctionnellement très riche mais son originalité et sa puissance résident surtout dans le fait qu’il intègre nativement le workflow des études sur plan. La gestion de projets fait partie intégrante de la maquette numérique d’étage. Elle contrôle les conditions de modification des plans en lien avec la réalisation des autres tâches.

La création d’une tâche d’étude sur plan s’accompagne notamment de la saisie de :

  • l’étage concerné
  • le calque ou l’ensemble de calques à modifier
Gestion de projets - Etude sur plan
Création d’une étude sur plan

Ces informations permettent de fixer précisément le cadre des modifications proposées et éviter les mises à jour inappropriées et les régressions.

  • Avec la sélection de l’étage on s’assure qu’il ne sera pas possible de réaliser une étude sur plan en dehors d’un projet qui en assure le suivi.
  • La sélection des calques cible supprime le risque de modifications accidentelles. Ainsi, si une étude est déclarée sur les calques de cloisonnement, il ne sera pas possible de modifier le mobilier par inadvertance. En conséquence, la phase de récolement peut être entièrement automatisée sans risque de régression.

Collaboration sur le terrain

Avec la gestion de projets intégrée à la maquette numérique d’étage vous habilitez vos maîtrises d’œuvre sur les couches qui les concernent spécifiquement. Chacune travaille à partir d’un même fond de plan, qui sur le cloisonnement, qui sur la sécurité incendie, qui sur la climatisation chauffage et peut si nécessaire voir le travail des autres lorsqu’il y a des contraintes croisées. La maquette numérique signe la fin des messageries encombrées par les échanges de fichiers plans. Oubliées les erreurs de version et les laborieuses phases de réconciliation pour actualiser l’état courant en fin de projet.

Enfin, en utilisant ecsy sur une tablette, les intervenants peuvent annoter directement le plan d’étude en étant sur place, associer des photos et scanner les équipements. Au plus près du terrain, le plan n’est plus une contrainte et devient au contraire un puissant vecteur d’optimisation. Notamment une meilleure actualisation de l’état des stocks et une simplification considérable de la visite de réception et du suivi des réserves.

Macro simulation

Un logiciel de gestion de surfaces serait incomplet sans un module de visualisation de l’évolution des effectifs et de l’occupation dans le temps accompagné de la possibilité de simuler des scénarii d’implantation à des dates clés.

Réorganisations, variations d’effectif, échéances de bail, travaux, les besoins de changement sont nombreux au cours de la vie du parc immobilier, changements qu’il est nécessaire d’anticiper au mieux.

Une macro-simulation est une succession de photos de l’occupation du parc sur un certain périmètre géographique et une certaine durée. Chaque photo est une vue en coupe des immeubles synthétisant les surfaces relatives occupées par les entités ainsi que les surfaces mutualisées, vacantes ou en travaux. Simuler une opération de réorganisation revient à déplacer les entités sur la photo.

Déplacement des entités

L’application calcule la variation d’effectif prévisionnelle à la date de la photo et indique où se font sentir les besoins en surface en plus ou en moins.

A partir d’une photo donnée il est possible de créer une variante afin de simuler une configuration différente. On obtient alors, sur la ligne de temps de la simulation, une bifurcation qui suit ensuite sa propre logique.

On navigue dans la simulation sur le diagramme temporel où chaque nœud représente une photo.

Variantes sur la ligne de temps
Variantes sur la ligne de temps

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *