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Démarrer avec ecsy

Mise en production

Vous vous apprêtez à franchir le pas. Vous voyez comment ecsy pourra être une source d’améliorations pour votre organisation et la maîtrise de votre parc immobilier. L’investissement (conduite du changement, temps de formation, reprise graphique, etc.) est raisonnable en regard des gains attendus. Seulement voilà, ce ne serait pas la première application qui prétend pouvoir faire à peu près tout, dont le café. Voyons ensemble comment nous vous accompagnons pour une mise en production sans risque.

Période d’essai

Crash test

Pour commencer, nous pouvons mettre à votre disposition une maquette FIM de démonstration. Celle-ci comprend un parc immobilier d’une trentaine d’étages répartis dans 8 immeubles sur trois sites. Elle contient également un annuaire de 3000 personnes et un référentiel de 250 business units structurées sur 3 niveaux.

Depuis l’import de plans jusqu’au programme de réorganisation phasé, cette maquette est pleinement fonctionnelle. Vous avez toute latitude pour tester largement l’application, vous familiariser avec l’ensemble des aspects et mieux cerner les axes de progrès.

Périmètre restreint

La maquette de démonstration ? formidable ! La limite de l’exercice étant qu’elle ne permet évidemment pas de mettre en œuvre concrètement un transfert réel puisque ce ne sont ni vos immeubles ni vos occupants ni vos entités.

Si vous avez besoin d’une phase de validation sur ce point, vous pouvez opter pour une transition progressive.

Ciblez un périmètre géographique limité, typiquement un seul immeuble. Sélectionnez le nombre de licences escy qui vous sont nécessaires pour gérer les opérations de vie courante sur ce périmètre (travaux, transferts, maintenance).

Vous pourrez ensuite décider de monter progressivement en puissance à n’importe quel moment en injectant vos immeubles au fil de l’eau dans ecsy ou bien basculer en d-day après une grosse phase de préparation.

Mise en production

Quel que soit le périmètre géographique, la mise en production suit un cycle immuable que nous allons voir maintenant.

Initialisation des référentiels

De nombreux référentiels sont nécessaires au fonctionnement d’ecsy. Certains contiennent des données standard et sont inclus par défaut dans votre base de données mais trois d’entre eux réclament, dans l’ordre, toute votre attention :

  • la hiérarchie des entités (business units)
  • l’annuaire des personnes
  • la cartographie des vos immeubles

Chaque personne de l’annuaire est rattachée à une entité. Vous devez donc commencer par dire à ecsy quelles sont les entités dans votre organisation.

Ensuite seulement, vous pouvez initialiser l’annuaire des personnes. C’est à partir de l’annuaire que vous pourrez créer des comptes utilisateurs et placer les occupants sur le plan.

Enfin, vous déclarez les sites, immeubles et étages qui constituent votre référentiel géographique.

Ces trois référentiels peuvent être initialisés par un import de fichier .csv.

  • préparez vos données dans un tableur (LibreOffice, Excel…) en respectant le format préconisé dans la documentation
  • enregistrez le résultat au format .csv
  • importez le fichier .csv dans ecsy

Import des fonds de plan

Le référentiel géographique est initialisé, il est temps d’importer les fonds de plan préalablement préparés.

Sous la désignation « fond de plan » on entend ici n’importe quel jeu de calques qui servira de base à l’exploitation des surfaces. Dans le « fond de plan » peuvent donc également se trouver les différents calques d’implantation avec le cloisonnement et les équipements.

Accédez à l’affichage du plan d’étage. La maquette est vierge, aucun graphique ne s’affiche, jusque là tout va bien.

Premier accès au plan d'étage
Premier accès au plan d’étage

Si ce n’est déjà fait créez une tâche d’import puis affichez-là sur le plan d’étage.

Affichage d'une étude d'import
Affichage d’une étude d’import

Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « Importer ». Vous avez compris le principe, nous n’allons pas détailler ici toutes les étapes pas à pas. Entre le guide des instructions à l’écran et l’aide utilisateur vous mènerez à bien l’import des fonds de plan sans aucune difficulté à raison de 1 ou 2 minutes par étage.

Initialisation des surfaces

Le référentiel géographique a été initialisé et les fonds de plan importés. Vos sites et immeubles apparaissent sur la carte et vous pouvez visualiser vos plans d’étage. Vous allez pouvoir initialiser les surfaces et commencer à les exploiter.

La création de surface est très simple. Sans entrer dans le détail, il suffit de saisir un numéro, sélectionner une typologie et cliquer sur le plan à l’intérieur de la surface à créer. Ecsy recherche les contours de la pièce et met en surbrillance la surface détectée pour validation. Si la reprise graphique a correctement été effectuée, cette opération ne présente aucune difficulté.

Création circulation horizontale
Création d’une circulation horizontale

Attendu avec la prochaine version, si vous avez importé tous les étages d’un immeuble, vous pourrez créer et numéroter à l’identique, en une seule opération, les surfaces correspondantes sur les autres étages. Très pratique pour les locaux du noyau identiques sur des batteries d’étages, cette option permet d’avoir une numérotation homogène sur tout l’immeuble et apporte un gain de temps considérable lors de l’initialisation des surfaces.

Allocation des surfaces
Création avec allocation à une entité

Lorsque vous créez une surface, les équipements (mobilier, informatique) présents sur le plan lui sont automatiquement associés, ce qui facilite ensuite la mise en place d’une gestion de stock intégrée.

En résumé

La mise en production se résume à ces trois phases successives :

  • initialisation des référentiels
  • import des fonds de plan
  • création des premières surfaces

A l’issue, votre système d’information ecsy est prêt pour l’exploitation, vous entrez dans la phase de prise en main.

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